Permakluman bagi Penghantaran Barang-barang melalui kapal laut (Shipment) Untuk Semua Pelajar Tahun Akhir Biasiswa Kerajaan Yang Belajar di United Kingdom dan Ireland sesi pengajian 2016/2017
SURAT PERMAKLUMAN UNIT PENUNTUT-PENUNTUT BILANGAN 13/2017
Dengan penuh hormat sukacita Surat Permakluman pelajar tahun akhir pengajian ijazah pertama (degree) bil: 3/2017 bertarikh 02 Jamadilawal 1438/30 Januari 2017 dan Surat Permakluman pelajar Ijazah lanjutan (Master) dan Professional, bil: 11/2017 bertarikh 04 Sya’aban 1438 bersamaan 02 Mei 2017 adalah dengan ini dirujuk.
Sehubungan dengan ini, bersama ini disertakan tatacara terkini mengenai penghantaran barang-barang/kotak melalui kapal laut (shipment) yang telah dikemaskinikan dan diringkaskan seperti berikut:
1) Para pelajar menghadapkan borang permohonan- “Shipment Application Form(SAF)” melaui email kepada shipment@upp.org.uk enam mingggu/ 1.5 bulan sebelum pengambilan barang/kotak.
2) Unit Penuntut-penuntut (UPP) menerima borang SAF pelajar untuk diluluskan oleh Pegawai Kesejahteraan
3) UPP akan menghadapkan email terus kepada Shipping agent di UK dan pelajar juga akan menerima salinan email berkenaan yang menyertakan:
(i) Borang SAF yang telah diluluskan oleh Pegawai Kesejahteraan (WO) UPP
(ii) Borang “Shipment Confirmation Form (SCF)” ,borang baru yang mana Section A dalam
Borang SCF telah pun diisikan secara atomatik oleh pihak UPP.
4) Shipping agent di UK akan menghantar “Shipment List Form” melalui email kepada pelajar untuk diisikan oleh pelajar. Selanjutnya, Shipping agent di UK akan berhubung terus dengan pelajar mengenai masa dan tarikh pengambilan barang/kotak pelajar dari rumah pelajar di Uk atau Ireland;
5) Pelajar menyediakan barang/kotak untuk diambil oleh Shipping agent di UK dan selajutnya pelajar juga akan menghantar Shipping List form kepada Shipping agent di UK sekurang-kurangnya 11 hari sebelum tarikh pengambilan barang/kotak pelajar. Pengambilan barang/kotak hanya dilakukan pada hari Isnin hingga Jumaat, dan tidak ada pengambilan semasa cuti awam atau pun hari Sabtu/Ahad. Sila rujuk timeline shipment;
6) Setelah barang/kotak pelajar telah sampai ke Negara Brunei Darussalam, Shipping Agent di Negara Brunei Darussalam akan menghubungi pelajar untuk penghantaran barang/kotak ke alamat rumah pelajar yang telah dicatatkan dalam borang SAF. Sila pastikan bahawa pelajar atau wakil pelajar (ibu bapa, adik beradik) berada di rumah semasa penghantaran barang/kotak nanti;
7) Setelah pelajar menerima barang/kotak, pelajar adalah DIMESTIKAN mengisikan Section B dalam borang “Shipment Confirmation Form (SCF)”bagi mengsahkan bahawa barang/kotak adalah selamat diterima. Walau bagaimana pun, jika pelajar tidak berada dirumah semasa penghantaran barang/kotak, wakil pelajar (ibubapa, atau pun adik beradik) yang berada dirumah semasa penghantaran hendaklah mengisikan Section C dalam borang SCF berkenaan. Borang yang telah ditandatangani hendaklah diserahkan balik kepada Shipping agent di Brunei supaya agent ini nanti akan dapat menghadapkan balik SCF kepada Shipping Agent di UK untuk selanjutnya dihadapkan kepada pihak UPP bagi segala urusan pembayaran selanjutnya;
Dalam memastikan barang/kotak pelajar telah selamat sampai dihantar ke alamat pelajar di Negara Brunei Darussalam, mulai Ogos 2016 pihak UPP telah memperkenalkan penggunaan borang baru iaitu “Shipment Confirmation Form (SCF)” yang mana perlu disikan oleh setiap pelajar/wakil pelajar (ibu bapa atau adik beradik), semasa penghantaran barang/kotak kerumah pelajar nanti. Borang SCF ini hendaklah dikembalikan kepada Shipping Agent untuk pada hari semasa barang/kotak dihantar kerumah pelajar, dan kegagalan pelajar dalam mengisikan/mengsahkan penerimaan barang/kotak didalam borang SCF ini nanti akan menjejaskan proses pembayaran yang melibatkan shipment pelajar.
Sila rujuk borang-borang yang berkaitan dengan Shipment dan Shipment Proses yang boleh didapati dilaman web UPP iaitu:
(a) Shipment Application Form (SAF) – untuk diisikan kepada semua pelajar yang layak menerima kemudahan penghantaran barang-barang
(b) Shipment Confirmation Form (SCF) – untuk diisikan oleh pelajar/wakil pelajar iaitu untuk pengesahan penerimaan barang/kotak di Negara Brunei Darussalam;
(c) Timeline/Shipment Process
(d) Tips for Shipment Packing
Untuk makluman kepada pelajar, oleh kerana sebab-sebab perkara yang tidak dapat dielakkan, e-form bagi permohonan shipment belum lagi dapat dilaksanakan penggunaannya pada masa ini dan perkara yang berkaitan dengannya akan dimaklumkan nanti.
Sekian untuk makluman dan tindakan semua pelajar yang berkenaan.
“Keluargaku, Harapanku”
Pautan